Contrat de sous-traitance

Les dossiers que vous confiez à Juritime contiennent les données de vos clients. Vous en êtes le responsable de traitement ; STORAFIX n’en est que le sous-traitant, c’est-à-dire qu’il les héberge et les traite pour votre compte, jamais pour le sien.

Le règlement européen impose que cette relation soit réglée par un contrat écrit. Le voici. Il est accepté en même temps que les conditions générales de vente, dont il forme l’annexe.

Objet : l’hébergement et la mise à disposition du service Juritime, et les traitements que le cabinet y effectue.

Durée : celle de l’abonnement, prolongée de la période d’effacement prévue à l’article 8.

Nature et finalité : conservation et restitution des dossiers, calcul et rappel des délais de procédure, analyse des actes déposés, recherche documentaire, rédaction assistée, transcription des messages vocaux, prise de rendez-vous, suivi des temps et émission des factures d’honoraires.

Données et personnes concernées : les avocats, collaborateurs et personnels du cabinet ; les clients du cabinet, leurs adversaires et les tiers cités dans les dossiers ; les personnes appelant le cabinet. Les données peuvent relever du secret professionnel (art. 66-5 de la loi du 31 décembre 1971) et comprendre, selon les pièces déposées, des données sensibles au sens de l’article 9 du RGPD.

STORAFIX ne traite les données que sur instruction documentée du cabinet. L’usage du service vaut instruction ; toute instruction particulière se donne par écrit à contact@storafix.com.

STORAFIX n’en fait aucun usage pour son propre compte : ni revente, ni réutilisation, ni entraînement d’un modèle d’intelligence artificielle sur les données des cabinets.

Si STORAFIX estime qu’une instruction constitue une violation du RGPD, il en informe immédiatement le cabinet.

Les personnes autorisées chez STORAFIX sont tenues à une obligation de confidentialité et informées du caractère couvert par le secret professionnel des données traitées.

L’accès au serveur de production est nominatif et n’est exercé qu’à votre demande ou pour une opération de maintenance annoncée. Deux précisions, par honnêteté : la trace de ces accès est celle de l’hébergeur, non un mécanisme de Juritime ; et la console d’administration de STORAFIX n’a, elle, aucun accès à vos dossiers, pièces ou délais.

Cloisonnement des cabinets appliqué au niveau de la base de données, authentification à deux facteurs disponible, chiffrement des échanges, sauvegardes chiffrées quotidiennes conservées quatorze jours, journal des gestes sensibles. Le détail des mesures et leurs limites connues figurent dans la politique de confidentialité, qui est tenue à jour.

Le cabinet autorise STORAFIX à recourir aux sous-traitants listés dans la politique de confidentialité, où figurent pour chacun la prestation confiée, les données transmises et le pays de traitement.

Tout changement est notifié par courriel trente jours à l’avance. Le cabinet peut s’y opposer ; à défaut d’accord, il résilie sans frais et obtient le remboursement au prorata de la période payée d’avance.

STORAFIX aide le cabinet à répondre aux demandes d’accès, de rectification, d’effacement et de portabilité, notamment par l’export complet des données, disponible à tout moment et sans frais depuis l’application.

Il l’assiste également, dans la limite des informations dont il dispose, pour la sécurité des traitements, la notification des violations et, si le cabinet la juge nécessaire, l’analyse d’impact.

STORAFIX notifie au cabinet toute violation de données le concernant dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance, avec les éléments utiles à sa propre notification à la CNIL — laquelle doit intervenir dans les soixante-douze heures.

Lorsque les données touchées sont celles d’un cabinet, c’est le cabinet qui notifie : il en est le responsable de traitement. Le devoir de STORAFIX est de l’alerter sans délai et de lui donner de quoi le faire.

Le cabinet exporte ses données quand il le souhaite, y compris après la fin de l’abonnement. À sa demande, ou trente jours après la fin de l’abonnement, STORAFIX efface l’ensemble des données et des copies, à l’exception des pièces comptables que la loi impose de conserver (art. L123-22 du code de commerce), qui ne contiennent aucune donnée de dossier.

STORAFIX met à disposition du cabinet la documentation nécessaire pour démontrer le respect de ses obligations, et se soumet à un audit raisonnable, conduit par le cabinet ou un auditeur qu’il mandate, sur préavis d’un mois et à ses frais.

Les données de dossier sont hébergées en France et ne sont pas transférées hors de l’Union européenne.

Deux traitements sortent de l’Union, aucun ne portant sur des données de dossier : le paiement de l’abonnement, traité par Stripe (Irlande / États-Unis) sous clauses contractuelles types ; et l’acheminement des notifications vers votre téléphone, par le service de notification de votre système, dont le contenu est chiffré de bout en bout et ne comporte jamais le nom d’un dossier ni d’une partie.

Le cabinet demeure responsable de la licéité des traitements qu’il effectue dans Juritime, de l’information des personnes concernées et de l’exercice de leurs droits.

En particulier, s’il utilise le répondeur : il lui appartient d’informer l’appelant que son message est enregistré et transcrit. Une phrase sur l’annonce suffit — « votre message est enregistré et retranscrit pour le traitement de votre demande ; il est conservé quatre-vingt-dix jours » — et Juritime efface l’enregistrement de lui-même à ce terme.

Pour toute question relative à la protection des données : contact@storafix.com. Le cabinet peut à tout moment saisir la CNIL.